Pentru unii, semnătura electronică nu mai reprezintă un mister. Există multe persoane, însă, care abia fac cunoştinţă cu ea, mai ales acum când nevoia de digitalizare a fost accelerată în urma măsurilor luate odată cu extinderea pandemiei de coronavirus. Pentru cei care nu au mai folosit semnătura electronică sau abia au intrat în “posesia” ei, evident există foarte multe întrebări.
certSIGN, companie românească specializată în dezvoltarea de soluţii informatice de securitate şi Prestator de servicii de încredere calificat conform eIDAS, ne răspunde la cele mai frecvente întrebări privind semnătura electronică pe care le-a primit de-a lungul timpului. Cu siguranţă acest “Beginner’s Guide” va fi util – măcar pentru renunţarea la tăierea copacilor, dosarul cu şină şi plimbatul documentelor.
1. Pot semna acelaşi document şi electronic, şi pe hârtie?
Se poate, dar nu ajută cu absolut nimic! Pentru că semnătura electronică este validă (şi verificabilă) atât timp cât ea rămâne în format digital. Semnătura electronică nu poate fi transpusă pe hârtie – ea este legată matematic de datele electronice care au fost semnate.
Printarea nu va duce decât la consum de tuş, hârtie şi încă un document cu o semnătură care la fel de bine ar putea fi o poză sau un text introdus acolo. La fel cum nu poţi duce în siguranţă în mediul electronic semnătura olografă, cu pixul. Da, o poţi scana. Tu – şi multe alte persoane. Pe scurt, pentru a avea un document original trebuie să fie toate semnăturile ori olografe, ori electronice (preferabil această ultimă variantă – la urma urmei, plastografia este la îndemâna oricui).
2. Există un singur tip de semnătură electronică sau sunt mai multe?
Există mai multe tipuri de semnături electronice – de la cea scanată sau semnătura dintr-un mail, până la cele reglementate prin legislaţie. Dacă în cazul primelor două exemple clar nu vorbim despre protejarea documentelor (acestea doar furnizează informaţii despre o persoană), semnăturile electronice reglementate vin cu anumite grade de siguranţă, în funcţie de tipul lor.
Există Regulamentul eIDAS care definește semnăturile electronice. Cu un grad de protecție mai mare față de o semnătura scanată avem semnături avansate (care oferă un anumit nivel de siguranță) și semnături calificate (care au implicit, în toate statele UE, valoare de semnătura olografă).
Ce alegi? Spunem doar atât – orice document prezinți în instanță semnat cu o semnătura calificată este recunoscut că având valoare de document semnat olograf. Nu trebuie să prezinți alte dovezi.
Pentru orice alte tipuri de semnături, este nevoie de expertiză, de dovezi suplimentare.
3. De unde ştiu că semnătura electronică este pe bune? Poate fi verificată?
Da, şi nu trebuie să fii absolvent de MIT pentru asta. Sau să faci cercetări de detectiv. Semnătura calificată este uşor de verificat deoarece există în toate ţările UE o infrastructură care permite verificarea automată. Mai exact, este vorba despre listele sigure – în Uniunea Europeană cunoscute ca EU Trusted List of Trust Service Providers – unde apar companiile ce oferă servicii de semnătura calificată (peste 200 la nivel UE, iar numărul lor crește).
Este esențial pentru un utilizator să afle ușor dacă o semnătură electronică este de încredere.
În plus, şi aplicațiile știu să facă automat această verificare – de exemplu, o semnătura calificată este afișată cu o bifă verde, apare steagul Uniunii Europene și sunt prezentate și alte elemente de validitate. Dacă vezi o bifă verde și steagul UE, este în regulă. Un triunghi galben sau un semn roșu ar trebui să îţi ridice câteva semne de întrebare.
Şi pentru că tot am menţionat mai devreme semnăturile avansate, ar trebui să ştii că pentru acestea nu există o evidenţă a companiilor care le furnizează, liste de încredere. Furnizorul de semnătura avansată trebuie să îţi spună și cum să o verifici. Şi nu este tocmai distractiv să verifici la mii/zeci de mii de companii din întreagă lume fiecare tip de semnătura electronică.
4. Pot semna electronic un document pe fiecare pagină?
Din nou, (aproape) orice este posibil. Se poate, dar chiar nu este necesar. Practica extrem de “încântătoare”, “eficientă” şi “rapidă” a semnării unui document pe fiecare pagină probabil este cunoscută de mulţi dintre noi, existând situaţii când aceasta este solicitată. Desigur, vorbim aici despre documentele pe hârtie şi posibilitatea extragerii/introducerii unor file în acestea. Înţelegem problemele care pot să apară aici, respectiv necesitate semnării fiecărei pagini. DOAR în acest caz, al documentelor pe hârtie.
Semnătura electronică aplicată într-un document electronic este valabilă pentru tot documentul. Ea poate fi verificată şi prin validarea ei se confirmă faptul că nu au fost făcute modificări asupra fişierului. Aşadar, de ce ai semna electronic pe fiecare pagină (sau de ce ai cere acest lucru)? Doar dacă nu doreşti să ai o listă de atâtea semnături câte pagini are documentul (10, 20, 50, 100). Şi să tot dai click-uri într-o veselie…
